AI-kundservice hjälpte Finlands största löparevenemang att hantera nästan 5 000 frågor under tävlingshelgen
Resultat i korthet
Kund: Finlands Friidrottsförbund / Helsinki City Run
Mål: Förbättra deltagarservicen, minska belastningen på evenemangsteamet, skapa mer engagerande digitala upplevelser och få bättre insikter om besökarnas behov.
Resultat:
- 254 000 webbplatssessioner under tävlingshelgen
- Nästan 5 000 AI-konversationer under helgen
- Uppskattningsvis 40 timmars tidsbesparing*
- Service på finska, engelska, svenska och tyska
- Interaktiva tester skapade engagemang och nya prenumeranter
* Tidsbesparingen baseras på 80 % av den tid som användarna spenderade i AI-konversationer.
När över 22 000 deltagare förbereder sig för samma evenemang samtidigt uppstår en enorm mängd frågor.
För Helsinki City Run, Finlands största löparevenemang, är webbplatsen den centrala informationskanalen före och under tävlingshelgen. Deltagarna söker information om startgrupper, tidtabeller, banor, anvisningar och resultat – ofta precis när de behöver svar.
Utmaningen var inte att information saknades.
Utmaningen var att hjälpa människor att hitta rätt information vid rätt tidpunkt.
Ett rekordstort evenemang kräver skalbar kundservice
Helsinki City Running Day är Finlands största löparevenemang och lockar deltagare från hela världen.
År 2026 deltog över 22 300 löpare från 110 olika länder, vilket innebar ännu ett deltagarrekord.
”Evenemanget gick väldigt bra och responsen har varit positiv. Deltagarantalet var utmärkt – ännu en gång var vi Finlands största löparevenemang”, säger evenemangschef Annamari Ahonen.
När ett evenemang växer ökar också mängden frågor från deltagarna.
”Kundservice var vår högsta prioritet. Vi får enorma mängder e-post eftersom evenemanget är så stort.”
För arrangören handlade det inte om att ersätta mänsklig service, utan om att ge deltagarna svar snabbare och minska belastningen på teamet.
AI-kundservice tog hand om tusentals frågor
En AI-assistent implementerades på webbplatsen för att hjälpa deltagare och besökare att hitta svar på sina frågor.
Besökarna kunde fråga om allt från praktiska arrangemang till startgrupper, tidtabeller och information inför tävlingsdagen.
Målet var att låta AI hantera de vanligaste frågorna, medan mer komplexa ärenden fortfarande gick vidare till evenemangsteamet.
”De vanligaste och enklaste frågorna, både före och under evenemanget, hanterades av AI. Det frigjorde tid för andra uppgifter.”
Under tävlingshelgen registrerade webbplatsen över 254 000 sessioner.
Samtidigt genomfördes nästan 5 000 AI-konversationer.
”Under evenemanget besöker väldigt många webbplatsen eftersom resultaten också publiceras där.”
För organisationen blev effekten tydlig.
”När deltagarna fick tusentals svar från AI under tävlingshelgen innebar det att alla dessa frågor inte längre kom till vår e-post.”
Baserat på användningsdata uppskattas AI-lösningen ha sparat nästan 40 arbetstimmar under en enda helg.
AI skapade en bättre deltagarupplevelse
Målet var inte bara att svara på frågor.
Arrangören ville också skapa en mer engagerande digital upplevelse för deltagarna.
Ett av de mest populära inslagen blev det interaktiva testet ”Vilken typ av löpare är du?”, som både engagerade besökarna och genererade nya nyhetsbrevsprenumeranter.
”Vi ville också ha något mer lekfullt på webbplatsen. Testet är ett roligt sätt att engagera besökarna, och förvånansvärt många har gjort det.”
Samtidigt gav AI och de digitala verktygen en djupare förståelse för vilka frågor och ämnen som intresserade deltagarna mest.
”Tidigare hade vi en allmän uppfattning om vad människor gjorde på webbplatsen och vad de letade efter. Nu har vi mycket mer detaljerad data.”
Internationella deltagare kräver flerspråkig service
När deltagare kommer från över hundra länder blir språk en viktig del av kundupplevelsen.
AI-assistenten användes främst på finska och engelska, men kunde även ge service på svenska och tyska.
”Finska och engelska är våra viktigaste språk, men det var väldigt värdefullt att även kunna erbjuda svenska och tyska.”
AI-kundservice blir viktigare när evenemang växer
En av de största överraskningarna för teamet var hur enkelt införandet gick.
Eftersom AI kunde använda information som redan fanns på webbplatsen behövdes inget omfattande träningsprojekt.
”Vi behövde inte träna AI separat eftersom den läser informationen direkt från vår webbplats.”
Innan lanseringen testades lösningen också med mer avancerade frågor.
”Många tror att AI kommer att ge fel svar. Det har inte varit vår erfarenhet alls – så länge informationen på webbplatsen hålls uppdaterad.”
För Helsinki City Run handlar AI-kundservice i slutändan om kvalitet.
”För oss handlar användningen av sådana här verktyg också om kvalitet. Vi vill vara en föregångare, och det ska synas och märkas på vår webbplats.”
När deltagarantalet fortsätter att växa blir en sak allt tydligare:
Tusentals deltagarfrågor kan hanteras snabbt, effektivt och på flera språk – utan att hela belastningen hamnar hos evenemangsteamet.