Valio Helsinki City Run vastaa tuhansiin osallistujakysymyksiin Groweo® AI:n avulla – lähes 5000 kysymystä kisaviikonlopun aikana
Tulokset lyhyesti
Asiakas: Suomen Yleisurheilu / Valio Helsinki City Run
Tavoitteet: osallistujien asiakaspalvelun parantaminen, tiimille tulevan sähköpostikuorman vähentäminen, osallistavan markkinoinnin kehittäminen sekä paremman datan saaminen verkkosivun käytöstä.
Tulokset:
- 254 000 sessiota sivustolla kisaviikonlopun aikana
- lähes 5000 AI-kysymystä viikonlopun aikana
- lähes 40 tunnin laskennallinen ajansäästö viikonlopun aikana*
- monikielinen palvelu suomeksi, englanniksi, ruotsiksi ja saksaksi
- “Millainen juoksija olet?” -testi aktivoi kävijöitä ja keräsi uutiskirjeen tilaajia ennen tapahtumaa
*= ajansäästöksi lasketaan 80 % kävijöiden AI-keskusteluissa viettämästä ajasta.
Kun yli 22 000 osallistujaa valmistautuu samaan tapahtumaan yhtä aikaa, myös kysymysten määrä kasvaa nopeasti valtavaksi.
Valio Helsinki City Runissa tämä näkyy erityisesti verkkosivulla, joka toimii ennen tapahtumaa ja sen aikana koko tapahtuman digitaalisena keskuksena. Samalta sivustolta löytyvät ilmoittautumiset, tapahtumaohjeet, aikataulut, reitit, lähtöryhmät ja lopulta myös tulokset.
Suomen suurin juoksutapahtuma rikkoi jälleen ennätyksensä
HCR on Suomen suurin juoksutapahtuma, jolla on suuri vaikutus urheiluun laajemminkin: tapahtuma on merkittävä tulonlähde sekä Suomen Yleisurheilulle, omistajaseuroille että tapahtuman talkootyöhön osallistuville urheiluseuroille.
Vuonna 2026 tapahtuma keräsi yli 22 300 osallistujaa 110 eri maasta, rikkoen jälleen osallistujaennätyksensä.
“Tapahtuma meni todella hyvin ja palaute on ollut positiivista. Osallistujamäärä oli erinomainen – olimme jälleen kerran Suomen suurin juoksutapahtuma”, kertoo tapahtumapäällikkö Annamari Ahonen.
Näin suuren tapahtuman ympärillä verkkosivun rooli muuttuu nopeasti paljon tavallista yrityssivustoa suuremmaksi. Kävijät etsivät tietoa jatkuvasti, usein kiireessä ja juuri ennen tapahtumaa.
Tällä sivustolla ongelma ei suinkaan ollut tiedon puute, vaan sen löytäminen nopeasti ja oikealla hetkellä.
“Tietoa kyllä löytyy sivustolta, mutta ihmiset eivät aina löydä sitä silloin kun tarvitsevat.”
Tuhansia kysymyksiä – ilman sähköpostiruuhkaa
Valio Helsinki City Runin tärkein tavoite Groweolle oli helpottaa asiakaspalvelua, ja samalla parantaa osallistujien ja kiinnostuneiden kokemusta.
“Asiakaspalvelu oli meille ihan ykköstavoite. Meille tulee valtavasti sähköpostia, kun tapahtuma on näin suuri”, Ahonen kertoo.
Keskustelupohjainen AI-avustaja otettiin käyttöön vastaamaan osallistujien kysymyksiin suoraan verkkosivulla, sekä Home-sovelluksessa että suurena AI Wall -keskustelupintana.
Osallistujat ja kiinnostuneet voivat kysyä palvelulta kaikkea mahdollista tapahtumaan liittyvää – aina lähtöryhmistä käytännön järjestelyihin ja tapahtumapäivän aikatauluihin.
Kaikkea ei ollut tarkoitus automatisoida. Ihmisten hoidettavaksi jäivät edelleen tilanteet, joissa tarvittiin tapauskohtaista apua. Samalla suuri osa toistuvista kysymyksistä siirtyi pois sähköpostista.
“Selkeät ja yleisimmät kysymykset olivat sekä ennen tapahtumaa että sen aikana AI:n hoidossa. Se vapautti meiltä aikaa muihin asioihin.”
Kisaviikonloppu oli todellinen kuormitustesti
Kisaviikonlopun aikana verkkosivulla kirjattiin yli 254 000 sessiota ja AI-avustajalta kysyttiin lähes 5000 kysymystä.
“Tapahtuman aikana valtava määrä ihmisiä käy sivustolla, koska myös tulokset tulevat sinne.”
Tapahtumatiimille AI-asiakaspalvelun vaikutus näkyi konkreettisesti siinä, ettei sama määrä kysymyksiä enää päätynyt heidän pöydälleen.
“Kun osallistujat saivat myös tapahtumaviikonlopun aikana tuhansia vastauksia AI:lta, olivat kaikki nämä kysymykset pois meidän sähköposteistamme.”
Laskennallisesti keskustelut säästivät kilpailuviikonlopun aikana lähes 40 tuntia työaikaa, eikä Valio Helsinki City Runin kasvutahdilla tarve laadukkaalle asiakaspalvelulle tule tulevaisuudessakaan vähenemään.
“Kun tapahtuma kasvaa, samassa suhteessa kasvaa myös kysymysten määrä. Siinä AI on helpottanut meitä todella paljon.”
Verkkosivusta haluttiin tehdä osallistavampi
Valio Helsinki City Run halusi, että sivusto toimii tapahtumatietojen kodin ja infopisteen lisäksi myös tapahtuman markkinoinnissa. Yksi tavoitteista olikin tehdä sivustosta aktiivisempi osa tapahtumakokemusta ja ennakkofiilistelyä.
Näkyvin – ja suosituin – vuorovaikutustoteutus oli “Millainen juoksija olet?” -testi, joka keräsi uutiskirjeen tilaajia ja toi sivustolle kevyempää sisältöä.
“Halusimme sivustolle myös jotain pelillisempää. Testi on hauska tapa aktivoida kävijöitä, ja sen on tehnyt yllättävän moni.”
Samalla tapahtuma saa aiempaa paremmin tietoa siitä, mitä kävijät sivustolla etsivät ja mistä he ovat kiinnostuneita.
“Aiemmin meillä oli käsitys siitä, mitä ihmiset sivustolla tekivät tai mitä sieltä hakivat. Nyt kuitenkin saamme vielä tarkempaa dataa siitä.”
Kansainvälisessä tapahtumassa palvelua tarvitaan useilla kielillä
Kun tapahtumaan osallistuu juoksijoita yli sadasta maasta, myös kysymykset tulevat useilla kielillä.
Sovelluksia käytettiin eniten suomeksi ja englanniksi, mutta AI-keskusteluja käytiin paljon myös ruotsiksi ja saksaksi. Kielet olivat käytössä Groweo® AI Languagen avulla.
“Suomi ja englanti ovat meidän pääkielet, mutta oli todella hyvä saada myös ruotsi ja saksa mukaan.”
Digitaalinen palvelu korostuu tapahtuman kasvaessa
Yksi suurimmista yllätyksistä tapahtumatiimille oli käyttöönoton sujuvuus. AI hyödynsi suoraan sivustolla olevaa tietoa, eikä erillistä raskasta koulutusprojektia tarvittu.
“Meidän ei tarvinnut opettaa tekoälyä erikseen, koska se lukee tiedot suoraan sivustoltamme.”
Ennen tapahtumaa palvelua testattiin paljon myös vaikeammilla kysymyksillä.
“Yleinen mielikuva helposti on, että AI voi vastata väärin. Tämä ei kuitenkaan ole antanut vääriä vastauksia – kunhan vain pidämme nettisivujemme tiedot ajan tasalla.”
Valio Helsinki City Run haluaa pitää osallistujakokemuksen laadukkaana myös tapahtuman kasvaessa vuosi vuodelta.
“Tällaisten työkalujen käyttö on meille myös laadullinen kysymys. Haluamme olla edelläkävijöitä – ja sen tulee myös näkyä ja tuntua sivustollamme.”
Kun osallistujamäärät kasvavat, kasvaa samalla myös digitaalisen palvelun merkitys. Tapahtumaviikonlopun perusteella yksi asia jäi erityisesti mieleen: tuhansien osallistujien kysymyksiin voidaan vastata nopeasti ilman, että koko kuormitus siirtyy tapahtumatiimille.